En este manual te explicaremos como generar un solicitud de gasto, donde aplica en estos casos:

• Gasto fijo: gastos que se efectúan cada cierto periodo, como rentas, servicios, fletes, etc.
• Gasto variable: gastos que NO obedecen a un periodo o se realizan por evento, como: instalaciones, viáticos, compra de activos, etc.

Este proceso sigue lo indicado en la Política SB_FIN_POL_01 Programación de gastos

Lo primero será ingresar con nuestra cuenta y acceder al modulo de "Compra".

Una vez accediendo al modulo nos mostrara las acciones que podemos hacer/crear deberás dar clic en "Crear gasto".

Esta acción nos mostrara el formulario que debemos llenar para crear el gasto.

Lo desglosaremos por partes:

Primero tenemos el Proveedor, es decir que marca o compañía nos esta vendiendo su producto/servicio, por ejemplo utilizaremos Total Play. (Si el proveedor que necesitas no existe es necesario que lo solicites al área de sistemas para que lo cree y puedas utilizarlo de manera correcta).

Debajo del proveedor nos pide la factura del proveedor, se refiere al numero de folio o factura que el proveedor nos hizo llegar con el costo que se acordó entre ambos.

Después tenemos la compañía, que debemos de validar antes de realizar el gasto en la compañía adecuada, en este caso será Reuven Rozenman.

También deberás estar seguro de que el método de pago seleccionado es el correcto

Además de esto, nos da la opción si el pago será por mensualidad y a cuantas mensualidades en los apartados de 

• Meses a pagar
• Parcialidad
• Pago Mensual

Pasamos al siguiente apartado donde deberemos llenar los siguientes campos:

• Fecha limite de pago
• Detalle del Gasto

Lo primero será asignarle una fecha limite de pago, es recomendable poner la misma fecha que viene en la factura del proveedor.

Y agregarle el "Detalle del gasto" es decir, una breve descripción de para que es el gasto solicitado.

Por lo que ya con los datos completos debería verse algo así:

Pasaremos a la parte de abajo que será donde agreguemos la descripción del gasto. Donde daremos clic en "Agregar producto".

Aquí agregarás el nombre de lo que mejor describa el producto o servicio que esta siendo solicitado.

En este caso entra en "Comunicaciones" ya que es internet de los puntos de venta.

Le agregarás una descripción como tal de que es.

Y una vez hecho eso le asignaremos una cuenta analítica. Si no la encuentras a simple vista, puedes dar clic en "Buscar más" para que te muestre todas las cuentas analíticas y será mas sencillo que lo busques con la barra buscadora.

En este ejemplo asignaremos la cuenta analítica de "602.50.00 Teléfono, internet."

En "Etiquetas analíticas" si va dirigido para un punto de venta o para la oficina por ejemplo, podemos asignárselo aquí, por ejemplo en este caso: Andares.

Aquí podemos agregar la cantidad de ese mismo producto y el precio por unidad de cada producto.

Y puedes seleccionar el impuesto de los productos. Si necesitas agregar más productos solo da clic de nuevo en "Agregar producto" y llena de nuevo los datos para que te cree otra linea de producto Una vez llenados estos, en automático nos dará el subtotal y total.

Nos dará el total que debe cuadrar con la factura del proveedor para que se realice el pago correctamente.

(En notas podemos agregar alguna especificación o comentario sobre este gasto)

Una vez hecho esto deberás guardar la información.

Y no olvides que debes agregar el comprobante o factura del proveedor del lado derecho dando clic en el icono del clip y en "Agregar archivos adjuntos"

Una vez que tengamos la factura del proveedor adjuntada a la solicitud podemos dar clic en "Solicitar Aprobación" de esta manera le llegara una notificación a tu superior para aprobar el gasto y que el departamento de finanzas le asigne una fecha de pago.

Una vez creada la solicitud solo nos queda esperar a que haya sido aprobado.

Nosotros podemos ver nuestros gastos de igual manera en el modulo de compra pero seleccionando "Gastos".

Después dando clic en "Mis gastos"

Nos muestra:

• Si ya se le asigno una fecha programada.
• Muestra el proveedor.
• Método de pago.
• El estado de la solicitud.

De esta manera sabrás si ya fue pagada la factura o ya esta programada.